Google+

Dynamisk Ärendehantering

Skapa en helhetssyn på era processer och aktivitetsflöden

Med Dynamisk Ärendehantering, eller Business Process Management (BPM) som det också kallas, tar vi en helhetssyn på processer och flöden av aktiviteter i er verksamhet. Enkelt förklarat handlar Dynamisk Ärendehantering om att vi, via digitalisering och automatisering effektiviserar och optimerar de olika flödena som sker i en verksamhetsprocess.

Dynamisk Ärendehantering behöver inte ha med IT att göra, det handlar snarare om ett sätt att betrakta och styra verksamheten i syfte att kapa tid och kostnader samt öka kvaliteten på informationen som flödar inom organisationen och till externa aktörer.

Vid användande av Dynamisk Ärendehantering så väljer vi att titta på alla de flöden och processer som sker inom er verksamhet. Organisationer är oftast uppbyggda med funktioner som verkar vertikalt, och i hierarkier. I verkligheten sker det mesta arbetet horisontellt mellan olika funktioner i organisationen.

När vi jobbar med Dynamisk Ärendehantering utgår vi ifrån frågeställningarna:
– hur vill ni att information ska flöda inom organisationen, och
– vilka mål vill ni uppnå?

Dynamisk Ärendehantering förbättrar affärsprocesser

När vi tillämpar Dynamisk Ärendehantering skapar vi en systematisk väg till förbättring av ett era affärsprocesser.

Exempel på en mycket förenklad process för avtalstecknande med ny kund

  1. Kunden och säljaren möts och kommer överens om en affär. Avtalet skrivs i en blankett som undertecknas av båda parterna. En kopia av avtalet lämnas till kunden vid sittande möte.
  2. Efter avslutat möte lägger säljaren in kundens uppgifter i CRM-systemet och färdigställer affären.
  3. Säljaren skickar kopia på avtalet till ekonomiavdelningen som lägger in kunden och avtalets förutsättningar i ekonomisystemet.
  4. Ekonomiavdelningen fakturerar kunden.

Hur mycket tid tar varje aktivitet i denna förenklade bild av en avtalsprocess?
Hur många fel kan det bli på vägen?
Hur stor ökad intäkt skulle ni göra om ledtiderna kapades?
Hur stor administrativ kostnad skulle ni kunna spara in?

Tillämpning av Dynamisk Ärendehantering på samma förenklade avtalsprocessen

  1. Kunden fyller i ett formulär på er webbsida med sina uppgifter och innehåll i det som denne önskar köpa. Alla nödvändiga fält är tvingande och automatiska kontroller görs mot till exempel Bolagsverket och Skatteverket för att stämma av firmateckningsrätt och att adressen är korrekt ifylld.När kunden har fyllt i allt signeras ansökan digitalt med BankID. Alla uppgifter skickas automatiskt till berörda system hos den säljande organisationen.
  2. Säljaren får en notifiering att ansökan har inkommit och kan öppna det redan ifyllda kundkortet och ansökan från kunden. Eventuella kompletteringar görs av säljaren varefter ansökan godkänns av säljaren med en elektronisk signatur.
  3. a) Den godkända ansökan skickas elektroniskt till kundens “Mina Sidor” som nu har ett elektroniskt signerat juridiskt hållbart avtal att ladda ner eller spara till dator.b) Systemet skickar automatisk informationen av försäljningen till ekonomisystemet. Ansvarig ekonomihandläggare får en notifiering att ny information har lagts till i ekonomisystemet.Ekonomiavdelningen som har fått all information ifylld slutför faktureringen utan att behöva knappa in något om kunden eller affären.

Detta var ett förenklat scenario för att på ett enkelt sätt visa på hur lätt det är att effektivisera processer.

Dynamisk Ärendehantering är ett sätt att använda teknik för att skapa fortlöpande samarbete mellan IT och övrig verksamhet.

Genom att automatisera och digitalisera processer kan vi korta ledtider, minska administration och samtidigt gör vi en god gärning för miljön.

Skapar förutsättningar för ett horisontellt arbetssätt

Vi skapar tillämpningar som kan integrera människor, processer och information på ett effektivt sätt.
För att funktioner och leverantörer ska kunna kommunicera och interagera mellan varandra, lägger sig vårt dynamiska ärendehanteringsverktyg MotionIQ som ett lager ovanpå andra system. Lagret ger det stöd verksamheten behöver ur ett horisontellt perspektiv för de aktiviteter som flödar mellan era olika funktioner.

Vårt verktyg suddar ut gränserna mellan support, order/leverantör/faktura, partners, avdelningar, kunder och leverantörer.

Genom Dynamisk Ärendehantering uppnås

  • automatiserade formaliserade verksamhetsprocesser
  • mätbara processer
  • styrbara processer
  • kontroll över era processer och aktivitetsflöden

Vill du veta mer?

Vi besöker er gärna för att diskutera just era behov för att sedan presentera vad vi skulle kunna erbjuda er. Vi visar på vinster och effektiviseringar samt ger er en uppskattning om hur snabbt en investering skulle kunna betala sig. Naturligtvis är detta besök helt kostnadsfritt och ni väljer själva om ni vill gå vidare eller ej.

Hör av er nu för att boka ett besök, det tjänar ni på.

Kontakta vår försäljningschef Peter Källström 072-184 40 40, så berättar han mer om hur vi kan hjälpa er att effektivisera er verksamhet med dynamisk ärendehantering.

 

DEVCODE FÖRUTSER FRAMTIDA PROBLEM OCH LÖSER DEM INNAN DE UPPKOMMER